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Aprende a diseñar un flujo de trabajo idóneo para tu empresa.


Catalina Rojas - Abril 28, 2021 - 0 comments

La planificación es un aspecto fundamental para lograr el éxito en una empresa, en la actualidad resulta indispensable contar con metodologías para mejorar la productividad del equipo.

Sin embargo, no todas las empresas cuentan con flujos de trabajo (Workflow), esto se observa al notar el colapso y la poca organización del día a día, traduciéndose en enormes pérdidas económicas y aumento de frustración en los miembros de la empresa.

En este post te contamos todo lo que debes aprender del flujo de trabajo; como diseñarlo y que beneficios puede aportar a tu negocio, de esta forma, olvides las estrategias obsoletas, pesadas y poco prácticas que solo empeoraran tu productividad.

¿Qué es un flujo de trabajo (Workflow)?

Es una secuencia de actividades planificadas que conllevan a un objetivo especifico o proceso empresarial. El flujo de trabajo define como se gestiona cada tarea y quien debe completarla.

Es decir, permiten planificar y controlar las tareas laborales de cualquier empresa, organizándolas, visualizando las fases que se requieren para desarrollarla para que luego se deleguen al equipo, haciendo seguimiento de estas para su cumplimiento.

Pasos para diseñar un flujo de trabajo:

El método para crear un flujo de trabajo es muy sencillo, llevar a cabo un proyecto es complejo, ya que surgen obligaciones que deben ser atendidas para que el proyecto siga en pie, es aquí donde los Workflow son ideales, ya que permiten descomponer ideas complejas en pasos fáciles de realizar.

1. Define los objetivos:

¿Qué necesitas conseguir?, de aquí parte la construcción de tu Workflow. Visualiza cuales son los principales pasos o procesos que debes considerar para desarrollar cada tarea. Mas adelante tener los objetivos claros te ayudara a medirlos y valorar los resultados.

2. Establece las fases para desarrollar los objetivos:

Cada proyecto tiene etapas u objetivos distintos mientras están en fase de desarrollo, con un flujo de trabajo puedes determinar que tarea o proceso corresponde a un responsable de su ejecución.

Muchas veces, no se automatizan procesos, se ejecutan tareas de forma repetitiva quitando tiempo y potencial a los trabajadores. Para que esto no suceda, utiliza herramientas tecnológicas que permitan ahorrar tiempo.

3. Designa a los involucrados:

Define responsables por cada tarea o proceso, incluye además un tiempo de ejecución por cada tarea, y que recursos se necesitaran.

Asimismo, cuenta con un líder por proyecto o un representante por área, el objetivo es mantener comunicación, y estar atento a el desarrollo del proyecto. Crea dependencia entre tareas, une cada actividad con fechas fijas.

4. Diseño del flujo de trabajo

Puedes crear un dibujo o esquema  que sirva como apoyo visual donde queden plasmados los pasos a seguir. También hay plataformas tecnológicas para crear un flujo de trabajo entre ellas, te orientamos sobre la distinción de cada una:

Diagrama de flujo: puedes presentar el proceso en su totalidad, interconectándolo con flechas, mostrando la secuencia de pasos.

Diagrama de bloques de flujo funcional:  este se enfoca en la estructura interna de un proceso u objetivo, indica que equipo es necesario, capacitaciones al usuario o empleado, software necesario, en función de las tareas especificas propuestas se establecen secuencias de trabajo.

Diagrama de flujo de control: en este método se incluyen aquellas restricciones externas al proceso, variables que pueden surgir y afectar las tareas a realizar.

-Grafico de Grantt: se enfocan las actividades en función al orden en el que deben estar hechas, estableciendo fechas. A través de barras se muestran como se estructuran las actividades y la secuencia que deben tener para cumplir el objetivo.

5. Medir los resultados:

Esta es una etapa analítica, si quedaron bien definidos los objetivos de tu empresa puedes evaluar mediante algunas métricas, ¿Has conseguido los objetivos?, si no es así no debes preocuparte, vuelve a la fase de diseño y piensa que ha podido suceder para obtener esos resultados, saca conclusiones y edita tu esquema inicial.

Redacción: Infosoluciones.

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